为推进财政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012]14号)规定,以及《机关档案工作业务建设规范》和法治财政建设要求,结合本局实际,经局长室研究,重点就财政机关公文处理工作中的公文拟制、审核、签发、办理、归档等方面提出如下办法,请认真贯彻执行。
一、公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
二、公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
三、局办公室主管本机关的公文处理工作。
四、公文的构成要素一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
五、公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
六、公文起草应当做到:
(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。
(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。
(四)文种正确,格式规范。标题一般用2号小标宋体字,正文一般用3号仿宋体字,行数和字数一般每面排22行,每行排28个字。
(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。
(六)公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关地区或者部门意见,力求达成一致。
七、公文文稿签发前,应当由发文机关法制科、办公室进行审核签字。
法制科审核的重点:
(一) 行文理由是否充分,行文依据是否准确。
(二) 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;
是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。
(三)涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
办公室审核的重点:
(一)文种是否正确,格式是否规范。
(二)人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确。
(三)文字、数字、计量单位和标点符号等是否规范。
(四)其他内容是否符合公文起草的有关要求。
八、公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文、平行文由机关主要负责人签发,如本局发文字号为“海财党组”、“海财发”、“海财办”及向上级行文、平行文的所有公文由局长签发。本局发文字号为业务科室(单位)字号,如“海财X”及以业务科室(单位)字号向下行文的公文由分管业务科室(单位)的局领导签发,重大事项事先同局长通气。联合发文由所有联署机关的负责人会签,财政局主办的由局长签发,财政局会办的由分管局领导签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期。
九、发文办理主要程序是:
(一)复核。公文主办科室(单位)将起草的公文报局领导签发前,送局法制科、办公室复核,法制科负责人、办公室负责人按审核的重点进行复核签字。
(二)登记。对局领导签发的公文,包括业务科室(单位)发文,由办公室负责发文登记的同志对公文的审批手续等进行复核,并确定发文文号、分送范围和印制份数,做好详细记载。
(三)印制。公文印制人员必须确保公文印制质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
(四)用印。公文印制完毕,公文主办科室(单位)必须凭局领导签发件到办公室用印并做好登记。
(五)核发。公文印制完毕,公文主办科室(单位)应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
十、所有政策规范性文件、办文单由主办科室(单位)负责分送涉及相关职能的科室(单位)。
十一、需要归档的公文及有关材料,即本局及业务科室(单位)所有发文、上级来文、同级来文、下级来文等原件一律由办公室统一归档,办文单复印件由办公室归档。各业务科室(单位)根据需要保留本局发文、上级来文、同级来文、下级来文的复印件或印制件,办文单原件有主办科室(单位)归档。两个以上机关联合办理的公文,签发件由主办机关办公室归档,会办机关办公室保留签发件复印件,各业务科室(单位)必须主动配合。
十二、本办法自二○一二年九月一日起执行。
二○一二年九月十日