海门市财政局档案管理实施办法（试行）

 

第一章  总 则

第一条  为加强对机关档案的集中和统一管理，有效地保护和利用档案,更好地为财政工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局制定的《机关档案工作业务建设规范》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）等规定，结合我局工作实际，制定本实施办法。

第二条  本办法中所指的文件材料是指我局在财政工作活动过程中形成的具有保存、查考、利用价值的各种文字、图表、特种载体等不同形式的历史记录。

第三条  局档案一般分为文书档案、业务档案、会计档案、科技档案（指基建、设备、科研档案）、特种载体档案（指照片、录音、录像、磁带、光盘、实物档案）5大类。

第四条  加强档案管理工作，成立由分管领导和有关部门人员组成的局档案工作领导小组。

第五条  我局档案管理工作接受上级业务主管部门及市档案局的指导、监督和检查。

第六条  档案管理工作按照集中统一管理原则，建立综合档案室，归口办公室负责管理。

第七条  除人事档案按有关规定由专门部门另行保管外，我局在财政工作活动过程中形成的全部档案由局综合档案室集中统一管理。

第八条  我局内设科室（部门）、直属单位各配备1名兼职档案员，在局综合档案室指导下进行本科室（部门）、直属单位文件材料的收集、整理、归档工作。

第九条  局综合档案室的主要职责：

（一）贯彻执行党和国家有关档案管理工作的方针、政策和法规，建立、健全局档案工作各项规章制度，加强档案工作的现代化管理，不断提高科学管理水平。

（二）收集、鉴定、整理我局文件材料，接收、保管内设科室（部门）、直属单位各种门类和载体的档案，统计核对库存档案数量，组织鉴定、销毁超期保管的档案。以局办公自动化信息网为平台，实行纸质与电子公文双重管理的体制，不断提高档案的检索效率，积极为我局各项工作提供利用服务。按规定向市档案局移交档案。

（三）指导监督局内设科室（部门）、直属单位各类档案的立卷工作。

（四）办理领导交办的其他档案业务工作。

（五）负责局机关大事记的记载、整理和编印

第十条  档案工作人员必须遵纪守法、忠于职守，保守国家秘密，热爱档案工作，熟悉档案、财政业务，熟练运用现代化工具，努力提高自身的政治素质和财政档案管理水平。

第二章  文件材料的收集、整理和归档

第十一条  局综合档案室应建立、健全归档制度，分管领导及有关人员应重视和支持文件材料归档工作，将该项工作列入局领导的议事日程并切实落到实处。局内设科室人员办理完毕的文件材料、外出参加会议带回的文件材料，由兼职档案员负责收集并及时交综合档案室登记、编号，有关人员不得据为己有或拒绝归档。兼职档案员对具有保存价值的各种门类、各种载体的文件材料，要收集齐全，整理完备，及时归档，按期移交。

第十二条  立卷工作的职责划分：

（一）办公室负责局文书、特种载体档案的整理立卷。

（二）内设科室负责对本科室的业务档案的整理立卷。

业务档案一般按照“谁主办谁立卷”的原则办理，整理完毕后统一移交局综合档案室集中统管。

第十三条  局综合档案室应根据上级部门的有关规定，结合我局职能和工作实际，编制我局的文件材料归档范围和档案保管期限表（详见附表）。

（一）归档范围

1、反映我局主要职能活动和基本历史面貌，对本局建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2、局工作活动中形成的在维护国家、集体利益和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3、局需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级单位报送的重要文件材料；

4、其他对局工作具有查考价值的文件材料。

（二）不归档范围

1、上级机关文件材料中，普发性的不需要我局办理的文件材料，任免、奖惩非我局工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

2、局文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿，文件各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，局内部互相抄送的文件材料，局负责人兼任外单位职务形成的与本局无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

3、同级机关文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料；

4、下级单位文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。

不归档的文件材料由各单位暂存，定期集中交综合档案室销毁。

 第十四条  局归档立卷工作原则上应在档案管理系统上进行，归入的文书档案应能进行目录检索，有条件的实现查阅全文，实行文档一体化管理。

具体要求：

（一）整理原则。归档的文件材料的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，文件正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，请示与批复为一件，多种文字形成的同一文件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。

（二）质量要求。归档的文件材料必须去掉金属物，应齐全完整，已破损的文件材料应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，复制件与原件一起归档。

整理归档的文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。应归档的文件材料拟发稿、修改稿必须用钢笔书写及签发，使用蓝黑或黑色墨水。

（三）整理方法。归档的文件材料应按件用缝纫机踩线装订（采用直线装订，纸对齐方式为左下侧对齐）。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；多种文字的文本中文本在前，外文本在后；法规性文件和其他重要文件定稿在前，历次稿在后；纪检案件文件，结论性材料在前，依据性材料在后。

（四）分类。归档的文件材料一般采用年度——保管期限进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

归档的文件材料应按其形成年度分别立卷。跨年度的请示与批复在批复年度立卷；跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷；跨年度的总结、决算、统计在针对年度的最后一年立卷、一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与当年预算立上年度档案；跨年度的会议文件在会议开幕年度立卷；协议、协定、合同等文件在签字年度立卷；纪检案件材料在结案年度立卷。

（五）排列。归档的文件材料要按其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

（六）编号。归档的文件材料应依分类方案和排列顺序逐件逐页编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项。归档文件件号应按永久、30年、10年三类保管期限分别编一个流水号，同一类别案卷内的件号不能重复。

（七）保管期限。在档案管理软件进行归档立卷时，按永久、30年、10年三类，然后将已整理好的文件材料依类依序归入，一般先归发文，后归收文，除请示、批复件外，尽量避免混归。

（八）编目。编制归档文件目录，表中设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

（九）装盒。每个档案盒内可放置几十件档案，每一类档案根据档案件数不同，可分装数盒，每个档案盒内须放置备考表，不同保管期限的归档文件不能放在一个档案盒内。

（十）局内设科室当年整理、装订、立卷完毕的各类专业档案，应在次年6月底以前按计划移交局综合档案室，交接双方根据移交清单进行核对并签字。

第三章   档案的保管、统计和利用

第十五条  我局在财政工作活动中形成的各类档案为一个全宗（全宗号为244），档案应按年代—机构分类进行整理、保管。

第十六条  局综合档案室应编制全宗卷，全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。全宗卷文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。全宗卷卷内文件材料按问题——时间进行系统排列，共8大盒，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。封面著录全宗号（各级档案馆指定给立档单位的编号）、年号、全宗名称、文件题名、时间（8位阿拉伯数字）、责任者。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期。

 第十七条  局综合档案室必须备有档案专用库房和阅览室。档案库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。库房内禁止吸烟，不得堆放杂物，要根据季节和气候的变化，注意通风，将温度分别控制在14-24度，相对湿度45-60的范围内。

第十八条  局综合档案室案卷存放要平整，排列松紧要适当。对保管的档案应根据需要定期进行全面或重点检查，发现档案破损或字迹失真的，要及时进行修补或复制。平时应注意档案的保存情况，发现问题，报告领导，及时解决。

 第十九条  任何人不得擅自更改和补充已归档的档案，确需修正更正补充（除国家规定不允许更改补充外），必须提出书面申请，说明理由，经有关领导批准方能进行。

第二十条  局综合档案室要建立健全档案资料的统计制度。每年要对档案的收进、移出、保管、利用、销毁等情况进行登记和统计，并按规定向市档案局报送档案工作基本情况统计表。

第二十一条  局综合档案室要建立健全档案的利用制度，根据档案密级程度，确定不同的利用范围和审批手续。

（一）工作人员因工作需要可直接向局综合档案室借阅档案，一般应在档案阅览室内查阅，不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、划线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。如需将档案带出阅览室的，必须填写借阅单，并及时归还。查阅党组会议记录的，必须要经过办公室主任签字批准，才能在档案阅览室内查阅，但档案不得外带和复制。

（二）应严格控制党政部门标有“绝密”、“秘密”、“机密”、“密电”档案的复制，确因工作需要必须复制的，需经局领导签字批准，并由局综合档案室统一编号登记，阅后必须收回。

（三）外单位工作人员查阅我局档案的，必须持查阅人单位介绍信，出示查阅人身份证或工作证等有效证件后方可查阅，但档案一律不准外带，确因工作需要，须摘抄或复制的，应经相关科室负责人签字批准。

（四）局综合档案室工作人员应热情、快速、准确提供档案利用服务，认真检查归还档案的完好情况。

 第二十二条  局综合档案室人员要熟悉本局的历史沿革和室藏档案情况，应根据工作需要，充分利用现代化工具编制必要的目录、索引等检索工具。注意收集和掌握档案的利用效果，利用档案资料编辑财政业务专题汇编和各种业务资料汇集，积极主动地了解本单位各项业务和管理活动对档案的需求。在档案的“编”和“研”上多下功夫，为财政工作服务。

第二十三条  局综合档案室工作人员应保持相对稳定，如工作需要调离岗位的，离职前须将本人保管的档案数量和状况交接清楚。

第四章   档案的鉴定、销毁和移交

第二十四条  我局应成立由分管领导、办公室、内设科室、等有关人员组成的局档案鉴定领导小组。局综合档案室工作人员要根据我局档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，提出对已超期保管档案的销毁意见，报局档案鉴定小组审定。

（一）档案保管期限的划分。财政机关档案保管期限分为永久、定期两种。定期分为30年、10年二类。

1、永久保管的档案

（1）本局制定的有关财政工作的政策性和指导性文件材料；

（2）局党委会议、局长办公会、局务会、全市财政工作会议等重要会议及本局举办重大活动中形成的主要文件材料；

（3）本局职能活动中形成的重要业务文件材料；

（4）本局关于重要问题的请示、报告与上级机关的批复、批示；重要的计划、总结、综合统计报表等；

（5）本局机构演变、人事任免等文件材料；

（6）本局重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（7）上级机关制发的属于本局主管业务的法律、法规、条例、标准和长远规划等重要文件材料；

（8）上级党政领导及市级领导视察我市财政工作形成的照片、录音、录像、题词等；

（9）以本局为主的与同级机关联合发文、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

2、定期保管的档案

（1）本局职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（2）本局召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（3）本局人事管理工作形成的一般性文件材料；

（4）本局一般性事务管理文件材料；

（5）本局关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（6）上级机关制发的属于我局主管业务的一般性文件材料；

（7）同级机关、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与我局的复函、批复等文件材料；

（8）下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

（二）对于较难确定保管期限的档案，一般遵循“靠上不靠下”原则。

（三）档案保管期限，从档案所属的次年1月1日计算，长期计划、协议、协约、合同等有关文件，按其有效期满后次年1月1日起计算。

第二十五条  销毁确无保存价值的档案时，局综合档案室应当写出销毁档案报告，说明销毁理由、原保管期限、数量和简要内容，连同编号的销毁档案清册一起送局档案鉴定领导小组审定批准后才能销毁，并在原案卷目录上注销。在销毁会计档案时，指定两人以上监销，由监销人员在销毁清册上签字，做到销毁手续齐全。

第二十六条  局综合档案室根据国家关于档案馆接收范围和年限的有关规定，按时向市档案馆移交应进馆的档案（保管期限为永久、长期（30年）的档案），移交时要认真清点核对，交接手续完备。综合档案室应留有本机关向档案馆移交档案的全部目录和备份数据。

第二十七条  局内所属机构如有撤销（含临时性的工作机构）、增设机构或其他变动，其档案属于归本单位保管的，原建制部门应负责将其齐全完整地立卷归档。

 

第五章   附  则

第二十八条  局干部档案的管理按照中共中央组织部、国家档案局颁布的有关干部档案管理办法办理。

第二十九条  局会计档案的管理按照《财政部、国家档案局关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》文件办理。

第三十条  局照片档案的管理。照片档案属于特种载体类档案。对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向综合档案室归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。照片档案主要是本单位在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。一般包括底片（数码照片采用只读光盘，选择“一次性写入”方式刻录光盘来替代底片）、照片和文字说明三部分。

照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。照片及其底片可以按年度或专题进行分类，按照时间顺序装在照片册、底片册里，并编号，照片与相应底片的编号应相关联。应编写照片档案目录，内容包括序号、主题、时间（用8位阿拉伯数字标识）、地点、人物（要求能详细标注人物方位）、照片号、底片号和拍摄者。

照片档案的保管期限为永久。

第三十一条  局磁性载体档案的管理。磁性载体档案属于特种载体类档案。主要是指我局的会议及其他重要活动情况及工作实践中直接形成的具有保存价值的磁性载体文件，如录像带、录音带、光盘、软磁盘等。

磁性载体档案的积累工作由文件形成部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、编辑，一式两份（A、B盘），连同磁性载体文件目录清单、编制说明（录像片需简要说明该片的内容，录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等）一同归档。归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。

磁性载体档案应按年度依时间顺序进行排列和编号，并编写目录，目录内容包括序号、主题、时间、地点和录摄者（制作者）。应将磁性载体档案放在防磁柜里，正常保存的磁性载体档案可每4年复制一次，极重要的磁性载体档案每2年复制一次，定期试读，发现声音、图像失真的，要及时进行备份和数据迁移等。

磁性载体文件的归档与管理工作应遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，严格做好磁性载体档案的保密工作。

磁性载体档案的保管期限为30年。

第三十二条  本办法由海门市财政局办公室负责解释，以前规定与本办法有抵触的，应按本办法为准。

本办法自发文之日起实施。

 

 

 

 

 

 

二○一二年二月二十二日