江苏省烟草专卖局文件

 

 

苏专法〔2016〕57号

                                          

江苏省烟草专卖局关于印发

江苏省烟草专卖局行政执法立卷归档制度的通知

 

各市局：

为加强行政执法案卷管理，规范行政执法案卷立卷归档，现将修订后的《江苏省烟草专卖局行政执法立卷归档制度》发给你们，请严格遵照执行。2010年9月15日印发的《江苏省烟草专卖局行政执法立卷归档制度》同时废止。

 

 

 

 

抄报：国家烟草专卖局
分送：省局（公司）各位领导，专卖处、办公室、监察处
江苏省烟草专卖局办公室	2016年7月5日印发

江苏省烟草专卖局行政执法立卷归档制度

 

第一条　为规范烟草专卖行政执法案卷归档工作，有效保存和管理烟草专卖行政执法档案，提高依法行政水平，根据《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》(国家档案局令第5号)、《国家烟草专卖局关于印发<烟草行业向国家档案馆移交档案范围（试行）>的通知》(国烟办〔2006〕166号)等有关规定要求，结合我省实际，制定本制度。

第二条　本制度适用于全省各级烟草专卖行政主管部门按照法律、法规、规章进行具体烟草专卖行政执法活动所形成的行政执法案卷。

第三条　烟草专卖行政执法案卷实行一案一卷，一卷一号。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案二卷，即正卷和副卷。

第四条　案卷文书应使用黑色或者蓝黑色钢笔、签字笔或者毛笔书写，书字迹清晰，页面整洁，容易辨识，不得使用铅笔、圆珠笔、红笔和复写纸书写。所有文书只存一份正本。

第五条　案卷应当按顺序排列，依次为：卷宗封面、卷内目录、卷内文书、备考表。卷内文书立卷排列顺序为：行政执法决定文书和行政执法决定文书的送达回证在前，其余文书按照办案时间顺序排列。

第六条　不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在证据袋上或在卷内备考表注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及其存放地点等内容。

第七条　案卷封皮、卷内目录、备考表不编页码，卷内文书页码采用阿拉伯数字逐页编写页码， 正页在右上角，反页在左上角。不得使用铅笔标识页码，不得重码、漏码、涂改编码。 

第八条  装订案卷前要做好案卷文书的检查：破损文书应修补或复制；文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐；案卷封皮、卷内目录和备考表填写规范；案卷装订无金属物，并符合档案法的其他要求。

第九条  案卷文书用印规范，文书中修改部分须加盖校对章等方式确认，多页材料加盖骑缝章。

第十条　烟草专卖行政主管部门负责人负责本单位所立案卷归档工作的审批工作。烟草专卖行政主管部门的案件承办部门应当在结案三个月内向本单位档案部门移交烟草专卖行政执法案卷档案，与本单位文书档案统一排列，集中保管。移交时要办理交接手续。

第十一条  向各级国家档案馆移交案卷档的，按照《烟草行业向国家档案馆移交档案范围（试行）》(国烟办〔2006〕166号)规定执行。各单位对其进馆的档案须进行复印或刻录光盘保存，以复印件替代正式文件组卷归档，组卷程序同正式文件；刻录光盘，实行纸制与电子档案并存的形式归档，确保本单位的借阅利用。

第十二条  电子档案移交按照《国家烟草专卖局办公室转发<国家档案局关于印发电子档案移交与接收办法通知>的通知》（国烟办文〔2012〕487号）的规定执行。归档的电子文件材料，按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894--2002）整理，刻录光盘按年度顺序排列、编号，编制检索目录，对光盘进行拷贝,异地保存。

第十三条　未经批准，任何人不得擅自调取、翻阅、涂改和复印案卷。经批准借阅的，应进行借阅登记，借阅人不得涂改、毁损、拆换、取走、增添案卷材料。

第十四条　烟草专卖行政执法案卷标准按照国家烟草专卖局、省局行政执法文书规范要求执行。

第十五条　烟草专卖行政许可卷宗保管期限为卷宗建立之日起30年。

烟草专卖行政处罚案卷有举报、立案、调查取证、审查过程、处理结果的为完整案件材料，对有处理结果的案件材料应为永久保存案卷；对查无实据作了结处理的，应为短期保存案卷。

第十六条  行政执法案卷一般不进行档案托管，如有特殊情况确需托管的按《国家烟草专卖局办公室转发<国家档案局关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患通知>的通知》（国烟办文〔2014〕43号）执行。

第十七条  各单位应加强对执法案卷档案管理工作的领导，按国家局《烟草企业档案管理暂行办法》（国烟办〔2010〕327号）规定，建立档案工作责任追究制度，落实责任，加强监督，严格追责。对拒绝归档、玩忽职守、涂改抽换、损毁丢失、盗窃倒卖档案等行为的，视情节轻重根据国家有关规定给予处分，造成损失的责令赔偿。

第十八条  本制度由江苏省烟草专卖局负责解释。

第十九条  本制度自印发之日起施行。