海门区政府采购招标文件
项目名称：南通市海门区住房建设服务中心档案整理及数字化加工服务项目
采购单位：南通市海门区住房建设服务中心
南通市海门区住房建设服务中心
二○二二年九月五日
第一部分 招标公告
根据政府采购相关法律法规的规定，南通市海门区住房建设服务中心档案整理服务采取询价采购形式公开招标，欢迎符合要求的单位前来参与。
一、项目名称：南通市海门区住房建设服务中心档案整理及数字化加工服务
二、项目主要内容简介：按照国家档案行业标准（DT/T28--2002）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》完成采购单位提供的纸质材料整理、加工、装盒、目录录入、上柜、扫描及挂接工作。
三、投标供应商的资格要求：
1．符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条对供应商的资格要求；
①具有独立承担民事责任的能力：在中华人民共和国境内注册的法人或其他组织或自然人， 投标时应提供有效的营业执照（或事业法人登记证或身份证等相关证明） 副本复印件；
②具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度：提供2021年度的财务状况报告或提供投标截止时间前三个月内开户银行出具的资信证明；
③具有履行合同所必需的设备和专业技术能力：提供投标承诺函（格式见招标文件附件）；
④有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录：提供投标截止日前6个月内任意1个月的税收完税证明、银行纳税转账凭证、免税证明中任意一种；并提供提供投标截止日前6个月内任意1个月的社保缴纳发票、社保局出具的正常缴纳社保证明、交纳社保的银行转账凭证中任意一种。 如依法免税或不需要缴纳社会保障资金的，提供相应证明材料；
⑤参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录：提供参加本项目政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明。
2.投标供应商其他资格要求：投标单位应有较强的本地化服务能力，能确保驻场加工和售后现场服务响应，非南通注册单位在南通地区设有分公司和人员（提供营业执照）。
四、招标采购方式：公开招标。
五、投标截止及开标时间：2022年9月13日上午9:00（北京时间）
六、递交投标文件、开标地点：
七、联系人：陆利忠 电 话：0513-68027303
第二部分 采购项目需求
第一章 采购项目内容
一、项目名称：南通市海门区住房建设服务中心档案整理及数字化加工服务项目。
二、工作内容：
1、综合科业务档案：文书档案(2017-2021)、会议备忘(2013-2021)、三项审批(2015-2019)、新增人口(2014-2021)、协议更名(2017-2021)、各项补助(2014-2021)；财审科:拆迁档案(近3000份)。按照档案管理要求，需要对业务档案进行标准化制作，包括整理、加工、装盒、目录录入、上柜以及扫描工作。
2．供应商需自带数字化加工所需的扫描仪等设备，相关人员的一切费用全部由供应商负担，采购方仅提供工作场所。
3．供应商应根据技术要求，提供符合需求和实际情况一致的可操作的详细扫描实施方案。
三、服务期限：在2022年12月30日之前完成所有工作。如不能按时交货，将作经济处罚及1年内取消政府采购投标资格。
第二章 采购项目要求
一、合同签订
中标单位与南通市海门区住房建设服务中心签订合同。
二、项目实施质量要求
（一）总体要求
1．按照国家档案行业标准（DT/T28--2002）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》对采购单位的纸质资料进行收集、整理、加工，相对应的打印目录、装盒等工作。
2．确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。
3．符合国家标准《纸质档案整理及数字化技术规范》。
4．保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。
（二）具体要求
1．纸质材料整理要求
归档文件整理应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。归档文件整理应当区分不同价值，便于保管和利用。归档文件整理应当符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。归档文件整理应当保证纸质文件和电子文件整理协调一致。文书档案整理要符合进馆要求进行收集整理、加工，相对应的打印目录、装盒。
2．扫描技术要求
分辨率：300dpi（含以上），原件不清晰可提高分辨率。
扫描仪：必须平板扫描仪。
颜色：彩色（照片及有红头、公章的文件扫描成彩色）。
格式：TIFF（JPEG）并且同时转换成PDF，双份同时保存。
3．扫描加工要求
根据招标方提供的工作单核对目录，修改有错误的目录并将档案实体按照实际扫描页重新编号并填写到工作单中，作为文件和质检依据。
启钉、拆分，保证纸张的平整、抚平边角。
采用平板扫描仪完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。
如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。
扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。
4．扫描图像处理
扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：
（1）图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过1度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（2）图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。
（3）A3幅面以下（含）档案页面必须一次扫描完成，A3幅面以上的档案页面可分开扫描，但须拼接为完整一页，拼接无缝隙、不重叠、不变形。
（4）扫描时必须添加本单位的水印标记，确保版权。
（5）对同一档案编号的文件及其附件进行合并，生成一个文件，不乱序，不混档，文件以档案编号进行命名，按全宗号/档号进行存储，与目录进行挂接。
（6）图片命名及组成符合招标单位档案管理软件要求。字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。提供给用户的档案数据TIF格式和PDF两种格式各一份，并将上述两种格式数据刻录成一套DVD光盘，提供给用户，保证图像清晰，详细需求见后“数据备份光盘要求”。
5．档案整理、装订
档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：
遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。扫描结束，须把档案恢复装订后按序上架，档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象，如有错页需要重新编码，装订要符合国家相关装订标准；
6．档案目录要求
档案目录核对、著录、完善、打印（含装订）：对案卷目录和卷内目录按要求进行著录，确保准确，确保档号与题名等各个字段的完整；有关干部任免、录用、调资、职称、表彰先进等文件，需将涉及的人名等全部录入；条目核对准确后，要进行卷内文件目录的打印、装订。对核对无误的数据归入档案管理系统数据库中。
7．图像数据挂接
档案扫描完成后，需要与馆藏现有的计算机目录数据进行一一对应。其中，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。
为确保数据挂接的正确性，投标方应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应，确保加工扫描成果在招标方所使用的档案管理系统中有效检索和显示。
确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入档案管理系统数据库中。
8．档案扫描加工质量要求
图像要求：图像完整、整洁、无歪斜、无黑边、浏览及打印清晰。
数据对应：扫描图像与档案目录数据（包含案卷目录和卷内目录）100%正确对应。
招标方按顺序提供案卷给投标方。招标方对投标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为20%。当抽检图象合格率达到99%、扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确时，招标方可提供下一批次案卷，但投标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于99%，招标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，招标方将该批案卷全部退回给投标方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由投标方负责。
9．数据备份光盘要求
（1）一卷档案的影像文件必须存放在同一张光盘上，不允许拆分。
（2）投标方负责提交原始扫描图像（tif 300dpi）及转换后的图像（PDF）数据DVD光盘各1套。
300 dpi数据光盘应包括：本盘内所包含档案卷号及图像清单（Excel格式）；档案扫描图像文件和档案目录数据；
PDF数据光盘应包括：光盘检索调阅程序（光盘自运行）；
（3）光盘封面要根据分盘时生成的索引项打印出光盘编号与档案编号对应的光盘标签。
（4）存储的DVD光盘，必须为国际著名品牌金盘。
（5）提交光盘刻录目录表一套，记录光盘号与案卷内容。
（6）期间使用的移动硬盘（1T以上）由中标单位提供，完工后，归本单位所有，不得带出场外。
10.数据验收要求
（1）数据抽检。以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
（2）验收指标。目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。档案装订：检查所有档案的装订还原情况，准确率100%。扫描图像：无漏扫。图像质量：图像质量情况完好率99%。格式封装：图像文件的命名无差错。目录核对、著录、完善、打印（含装订）：以案卷（文件）为单位，关键字段（题名、文号、责任者、日期、保管期限、页数等）正确率100%，其余字段录入错误率≤2‰，卷内文件目录打印格式、内容准确无误。条目与图像挂接：挂接正确率100% 档案原始材料：100%不缺失。
（3）验收审核。招标方对中标方的数据每两周进行一次验收。数据验收以抽检方式进行。中标方提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回中标方全面自检，在退回自检期间，招标方将不再向中标方提供加工的档案。招标方在分批验收中检出的错误，中标方及时、无偿予以纠正并再提交招标方验收。在加工中招标方可分批对中标方质检后的数据按20％抽取进行检查，合格率必须达到99％以上，图像文件与文件目录要100％关联，检查发现的错误数据退回中标方修改。如数据检查合格率未达到99％或图像文件与文件目录未达到100％关联，招标方不提供错误数据信息，中标方自行将数据全部进行检查并修改，直到合格。全部档案验收"通过"的结论，必须经主要领导、分管领导审核、签字后方有效。如全部档案完成后不能通过验收的，视为中标方违约。 数据验收合格后，中标方须刻录DVD光盘一式三份提交给招标方，著录条目和全文数据向招标方数据库迁移。档案扫描文件应提供JPG（TIFF）和PDF两种格式。办理正式移交手续后，招标方监督中标方删除机内有关数据。
11．作业环境及设备要求
档案整理及数字化加工要求在南通市海门区住房建设服务中心指定场所内进行，招标方提供场地、档案录入系统、桌椅、档案用品、办公用品。投标方需提供数字化加工所需的全部设备及软件，并按招标方的保密、安全要求进行设备处理及网络布线，以及数字化加工中的软硬件及网络的维护工作。
12．人员要求
为了保证档案实体和档案信息的安全及扫描质量，投标方要有必要措施保证一支相对稳定的著录、扫描队伍，工作人员要严格遵守招标方的保密、安全各项要求。
13．安全保密要求
投标方需提供保证档案实体和档案信息的安全的具体措施和承诺（需签订安全保密协议）。
14. 调、还卷须固定专人负责，不得随意更换。调、还卷须按照档案保管部门要求分批调、还并履行手续。在调、还卷过程中都须进行清查点验，如发生档案丢失、损毁，依法追究法律责任。
15.售后服务
中标方须提供从项目整体验收合格之日起，提供一年的免费质保期服务和三年数据光盘质保。无论在质保期内还是质保期满后，中标方负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。能2小时内到达现场，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，以保证招标方的正常使用。免费维护期满后提供的技术支持和维护，只收取成本价。
三、实施期限：在2022年12月30日之前完成所有工作。如不能按时完成，将作经济处罚及1年内取消海门区政府采购投标资格。
四、付款方式：
中标方正式进场，完成全部工作并经验收合格后一月内，支付全部合同价款。
五、其它相关说明：
1．本项目投标有效期为开标后30天。
2．无论投标结果如何，投标人自行承担与投标相应有关的全部费用。
第三部分 投标人须知
一、招标采购文件说明
1．招标采购文件由招标方负责解释。
2．招标采购文件由下述部分组成：
第一部分 招标公告
第二部分 采购项目需求
第三部分 投标人须知
第四部分 评标办法
第五部分 合同相关要求
第六部分 投标文件格式
二、招标采购文件的澄清和修改
1．供应商领取招标文件后，应仔细检查招标文件的所有内容，如对本次招标文件存在疑问，请将书面询问文件在本项目投标截止时间24小时前，送至南通市海门区住房建设服务中心，招标方将做统一答复；如规定时间内未收到任何书面质疑，则视为各投标供应商均理解并接受本招标文件所有内容。同时供应商不得在招标结束后针对招标文件所有内容提出质疑事项。
2.投标供应商应认真审阅招标文件中所有的事项、格式、条款和规范要求等，如果投标供应商没有按照招标文件要求提交投标文件，或者投标文件没有对招标文件做出实质性响应，其投标将被拒绝或者将作为无效投标，由投标供应商自行承担责任。
3.采购单位有权对发出的招标文件进行必要的澄清或修改。采购单位对招标文件的澄清、修改将构成招标文件的一部分，对所有投标供应商具有约束力。
4.采购单位可视情取消、延长投标截止时间和开标时间，不负责解释。
5.投标供应商由于对招标文件的任何推论和误解以及采购单位对有关问题的口头解释所造成的后果，均由投标供应商自负。
6.采购单位视情组织答疑会。
三、投标文件的制作
1．原则：
（1）投标人应保证所提供的所有资料的真实性、准确性。
（2）投标人在招标过程中提供不真实的材料，无论其材料是否重要，采购方都将终止其投标资格，投标人需承担相应的后果及法律责任。
（3）采购方拒绝接受电报、电话或传真形式的投标文件。
2．投标文件的组成：见本招标采购文件第六部分“投标文件格式”。
特别提示：请投标人携带相关原件用于备查。不能提供原件的，则需投标人提供经注册地公证机构的公证书或原发证机构出具的相关证明材料。复印件请加盖单位公章。因携带原件不全，由此引起的后果由投标人自负。（须将备查原件放在一个资料袋中，原件资料袋可不密封，但须在资料袋上标明投标单位名称和原件清单目录。）
3．投标文件制作要求：
（1）投标人应按投标文件组成顺序编写、制作投标文件，并牢固装订成册。投标文件均需采用A4纸（图纸等除外）。投标文件不得行间插字、涂改、增删，如修改错漏处，须经投标文件签署人签字并加盖公章。
（2）投标文件正本一份、副本两份，在每一份投标文件上要明确标注投标人全称、“正本”、“副本”字样。一旦正本和副本内容有差异，以正本为准。
（3）投标文件正本须打印并由法定代表人或授权人签字并加盖单位印章。副本可复印，但须加盖单位印章。
（4）投标人应将本项目投标文件密封。
（5）所有密封文件封套正面须标明项目名称,边缝处加盖单位骑缝章或骑缝签字，并注明于开标前不得启封。
（6）如果投标供应商未加写标记，招标方对投标文件的误投和提前启封不负责任。
4．投标报价
（1）投标报价应包括：本项目及相关服务的全部费用。
（2）投标方免费提供的项目，也应报价并注明免费，不计入报价总价。
（3）投标人应对招标文件内所要采购的全部内容进行报价，只投其中部分内容者，其投标书将被拒绝。
（4）本项目最高限价：①综合科业务档案按页收费，整理费 0.5 元/页、录入费 0.12 元/页；②拆迁档案20元/份；③档案用品：档案盒4元/个，软封面1.2元/套。本项目总费用不超过10万元。
四、投标文件的递交
1．招标方于开标地点在投标截止时间前半小时内接受标书。
2．投标人递交投标文件的方式为专人当面递交的方式。
3．招标方将拒绝接收递交时间、密封情况等不符合要求的投标文件。
4．投标文件填写字迹必须清楚、工整，对不同文字文本投标文件的解释发生异议的，以中文文本为准。
五、无效投标的情形
发生下列情况之一的投标文件被视为无效：
1．投标报价超出项目最高限价的；
2．由于包装不妥，在送交途中严重破损或失散的投标文件；
3．未按照招标文件要求盖章、签署姓名；未装订或未按照招标文件规定的数量进行制作、未按照招标文件规定要求密封；投标承诺函、法定代表人授权书等有涂改的；
4．未能提供合格的资格文件；
5．对一个标项提供两个投标方案的；
6．与招标文件有重大偏离的或未能实质性响应技术商务要求的；
7．开标时投标供应商授权代表未到开标现场或授权代表不能提供相应身份证明的；
8．投标供应商在投标活动中提供任何虚假材料或从事其他违法活动的；
9．评标委员会一致认为报价明显高于市场价或低于成本价的；
10．评标委员会认为其他不合理情况的；
11．不符合法律、法规和本招标文件规定的其他实质性要求的。
上述均保留评委会认定可以确定为无效投标或废标的其他情况。
六、变更为其他方式采购的情形
投标截止时间出现如下情形的，参加投标的供应商不足3家的，及评标中出现符合专业条件的供应商或对招标文件作实质响应的投标人不足3家的，除采购任务取消外，招标人报告市财政局，视情采取其他方式采购。本次招标文件中对供应商资质、技术等要求，将作为其他方式采购的基本要求和依据。原已经参加投标并符合要求的供应商，根据自愿原则，参加其他方式采购。
第四部分 评标办法
一、开评标程序
1．招标人组织开标
(1)招标方在招标文件规定的时间和地点公开开标，投标人的法定代表人或授权人须持有效身份证参加开标会。
(2)询标期间，投标供应商法定代表人或授权代表必须在场，负责解答有关事宜。
(3)在投标、开标时间，投标人不得向评委询问情况，不得进行旨在影响评标结果的活动。
(4)在投标、评标过程中，如果投标人联合故意抬高报价或出现其他不正当行为，招标人有权中止投标或评标。
(5)凡在投标、开标过程中，招标人已提示是否异议的事项，投标人当时没有提出异议的，事后投标人不得针对上述事项提出质疑。
(6)评委会不得向投标人解释落标原因，不退还投标文件。
2．评委会由采购单位代表及相关领域的专家组成，对投标文件进行审查、质疑、评估、比较。评委会按照公平、公正、择优的原则进行独立评标。
(1)评审内容
投标人的投标资格；投标文件是否完整；投标文件是否恰当地签署；是否作出实质性响应；是否有计算错误。评委评标只根据投标文件本身，而不寻求外部证据
(2)相应的规定
如果单价汇总金额与总价金额有出入，以单价金额计算结果为准；单价金额小数点有明显错位的，应以总价为准；正本与副本有矛盾的，以正本为准；若文件大写表示的数据与数字表示的有差别，以大写表示的数据为准。
(3)陈述、演示、答疑、澄清
如评委会认为有必要，投标人按评委会的要求作陈述、演示、答疑及澄清其投标内容。时间由评委会掌握。重要澄清答复应是书面的，但不得对投标内容进行实质性修改。
二、 评标办法
符合招标文件需求，且报价最低者成交。如果出现相同的最低报价，则相同最低报价的供应商继续报价，直到出现最低报价为止。